Giao tiếp hiệu quả trong đội nhóm: Những yếu tố cốt lõi và kỹ thuật thiết yếu

Bản chất của giao tiếp trong đội nhóm

Giao tiếp không chỉ là truyền đạt và tiếp nhận thông tin. Nó liên quan đến việc tìm kiếm tiếng nói chung, bao gồm sự chính xác, rõ ràng và kết nối.

Những yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong đội nhóm

Nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến giao tiếp trong đội nhóm, bao gồm:

• Tâm lý: Cảm xúc, tính cách, kỳ vọng và mối quan hệ
• Sinh lý: Khả năng diễn đạt và lắng nghe
• Văn hóa: Khác biệt ngôn ngữ và văn hóa
• Tổ chức: Luồng thông tin, tài liệu nhất quán
• Kỹ thuật: Phương tiện truyền dẫn

Những hình thức giao tiếp không hiệu quả

Các yếu tố ảnh hưởng có thể dẫn đến 4 hình thức giao tiếp không hiệu quả:

• “Silo” thông tin: Không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin
• Quá tải giao tiếp: Nhiều thông tin khiến người nhận khó xử lý
• Rào cản giao tiếp: Yếu tố ngăn cản thông tin đến người nhận
• Sai lệch thông tin: Thông tin bị bóp méo khi truyền đạt

7 kỹ thuật thiết yếu để giao tiếp hiệu quả

Để loại bỏ các hình thức giao tiếp không hiệu quả, hãy áp dụng 7 kỹ thuật sau:

Thiết lập luồng thông tin minh bạch

Xác định cách thức thông tin di chuyển trong đội nhóm để đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và đầy đủ.

Linh hoạt phong cách giao tiếp

Điều chỉnh phong cách giao tiếp dựa trên tính cách của các thành viên trong nhóm, bao gồm:

• Thống trị: Trực tiếp, tập trung vào kết quả
• Có ảnh hưởng: Lạc quan, hướng ngoại
• Kiên định: Tận tụy, coi trọng sự nhất quán
• Tuân thủ: Chú trọng vào chi tiết, chính xác

Truyền đạt thông điệp đơn giản, rõ ràng và súc tích

Sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh từ ngữ phức tạp. Lặp lại thông tin khi cần thiết và tập trung vào một chủ đề nhỏ trong mỗi nội dung giao tiếp.

Chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ

Ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và nét mặt truyền tải nhiều thông tin hơn lời nói. Nhận biết và kiểm soát các tín hiệu phi ngôn ngữ để giao tiếp hiệu quả.

Lắng nghe tích cực

Tập trung vào thông điệp của người nói, tránh ngắt lời. Đặt câu hỏi để làm rõ và thể hiện sự hiểu biết.

Thúc đẩy phản hồi liên tục

Khuyến khích các thành viên trong nhóm phản hồi thường xuyên để đảm bảo họ hiểu thông điệp và không có hiểu lầm.

Không đổ lỗi

Tránh đổ lỗi cho người nhận nếu có vấn đề giao tiếp. Thay vào đó, đánh giá lại cách giao tiếp của bản thân và thể hiện sự đồng cảm.