Điểm cốt lõi và lỗ hổng lớn nhất của Chuyển đổi số

Khái niệm chuyển đổi số

Chuyển đổi số không chỉ giới hạn ở việc sử dụng công nghệ mà còn bao gồm cả việc thay đổi cách thức hoạt động và xử lý thông tin. Quá trình này đã bắt đầu từ thời kỳ đầu của máy tính và đang tiếp tục diễn ra mạnh mẽ trong thời đại số.

Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)

SOP là một bộ hướng dẫn các hành động phải thực hiện trong những tình huống cụ thể. SOP giúp đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, SOP có thể trở thành rào cản đối với chuyển đổi số nếu không được điều chỉnh cho phù hợp.

Lỗ hổng của chuyển đổi số

Nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống chuyển đổi số mà không xem xét lại quy trình vận hành hiện tại. Điều này dẫn đến tình trạng hệ thống mới không phù hợp với quy trình cũ, khiến hoạt động trở nên chậm chạp và kém hiệu quả.

Ví dụ về quy trình phê duyệt

Ví dụ, quy trình phê duyệt mua sắm có thể bao gồm nhiều bước tuần tự. Khi chuyển đổi số, hệ thống có thể cho phép phê duyệt không theo trình tự và tự động phê duyệt khi đủ số lượng phê duyệt. Tuy nhiên, nếu quy trình vận hành không được điều chỉnh, các cấp quản lý vẫn phải phê duyệt theo trình tự cũ, làm chậm quá trình phê duyệt và tạo thêm gánh nặng.

Live Audit và ghi nhật ký hành vi

Chuyển đổi số cho phép thực hiện Live Audit và ghi nhật ký hành vi, thay vì các hình thức kiểm tra truyền thống. Điều này giúp giám sát chặt chẽ các hoạt động và phát hiện các tình huống khả nghi. Bằng cách này, có thể bỏ qua khái niệm tiền kiểm và hậu kiểm.

Điều chỉnh SOP

Để chuyển đổi số thành công, cần phải điều chỉnh SOP cho phù hợp với các khả năng mới của công nghệ. Điều này có thể bao gồm:

• Cho phép hành động ngoài SOP trong một số trường hợp
• Ghi lại và giám sát các hành động ngoại lệ
• Cập nhật SOP để phản ánh các quy trình mới

Quan tâm đến hành vi trong không gian số

Trong không gian số, các hành vi diễn ra thường xuyên hơn nhiều so với không gian thực. Do đó, cần phải quan tâm đến việc quản lý các hành vi này để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ.

Kết luận

Chuyển đổi số là một quá trình liên tục đòi hỏi sự điều chỉnh cả về công nghệ lẫn quy trình vận hành. Bằng cách điều chỉnh SOP và quản lý các hành vi trong không gian số, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi ích của chuyển đổi số và đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn.